Когато работите сам, отчетът на приходите и разходите обикновено изглежда така: нещо в главата, нещо в бележките, нещо в банковото приложение. Докато оборотът е малък, това дори работи. После идва моментът, в който трябва да отговорите на един прост въпрос - колко спечелих този месец - и се оказва, че отговор няма.
По-долу е минималният ред, който един човек наистина може да поддържа. Без счетоводни термини и без опит да ви превърнем в счетоводител.
Първо разделете две различни задачи
Това е основното объркване, заради което самостоятелно работещите зарязват отчетността още през втората седмица.
- Данъчната отчетност е това, което вие или вашият счетоводител подавате към държавата по установени правила. В Украйна това е режимът ФОП - украинският едноличен търговец, статутът, с който работи по-голямата част от малкия бизнес.
- Управленската отчетност е това, което трябва лично на вас: колко е влязло, колко е излязло, колко е останало и кой още ви дължи.
Тази статия е за второто. То не заменя декларациите, но именно то отговаря на въпроса «изобщо печеля ли».
Стъпка 1. Напишете къде физически стоят парите ви
Обикновено местата са две-три: сметката на бизнеса, кешът и евентуално отделна карта за конкретно направление. Докато тези места не са наименувани, всяка отчетност остава приблизителна.
В QUINCEFIN това се прави веднъж: създавате каса и банкова сметка, след което всяка операция знае откъде или накъде са тръгнали парите. Нататък салдото се смята само, а не «май там имаше около пет хиляди».
Стъпка 2. Договорете се със себе си за категориите
Разход без категория е просто минус по сметката. Категорията го превръща в информация: «наем», «материали», «данъци», «банкови такси», «абонаменти».
В системата тези категории се наричат пера на паричния поток. Съвет от практиката: не правете четиридесет. Седем-десет пера, които реално описват вашите пари, дават четим отчет, а голям справочник просто ще спрете да попълвате.
Стъпка 3. Не въвеждайте банковото извлечение на ръка
Най-честата причина отчетността да умре е рутината. Затова всичко, което може да не се въвежда ръчно, не трябва да се въвежда.
В QUINCEFIN банковото извлечение може да се качи като файл или да се изтегля през API - в момента това работи за ПриватБанк и Монобанк, две от най-големите украински банки. От извлечението автоматично се попълват датата, номерът и часът на плащането, сумата, основанието и данните на контрагента. На вас остава да проверите категорията и да проведете документа.
Кешът се въвежда ръчно, но това е бързо: постъпление в касата и разход от касата са два документа с минимум полета.
Стъпка 4. Издавайте фактури, дори когато клиентът «и без това ще плати»
Фактурата не е бюрокрация, а начин да не държите задълженията в главата си. Когато фактурата е в системата, виждате нейния статус на плащане: платена, частично платена, неплатена или с надплащане. В дневника на документите това е обикновен филтър - за половин минута се вижда кой точно ви дължи пари.
За един човек това често дава по-голям ефект от каквато и да е аналитика: парите обикновено се губят не в цифрите, а в забравените договорки.
Стъпка 5. Веднъж месечно гледайте два отчета
Не десет. Два.
- Cash Flow - фактическото движение на парите за периода: откъде са дошли и за какво са отишли, в разрез по каси, сметки и вашите пера.
- P&L - финансовият резултат: приходи, себестойност, разходи и чиста печалба.
Това са различни неща и смесването им е най-разпространената грешка. Може да има пари по сметката, защото клиент е платил авансово, а печалба за месеца да няма. И обратното: месецът е печеливш, а картата е празна, защото парите са отишли в стока. Ако темата ви интересува, имаме отделен разбор на метода на начисляване и касовия метод.
Четири грешки, които повтарят почти всички
- Да смятате постъпленията по сметката за своя заработка - от тях още трябва да се извадят себестойността, данъците и разходите.
- Да не попълвате категорията на разхода: тогава в отчета ще има голяма графа «нещо».
- Да водите няколко дейности в един файл: цифрите се смесват и нито едно направление не се вижда отделно.
- Да записвате всичко веднъж на тримесечие. Отчетност, която се води «после», не се води никога.
Колко време отнема това
Ако извлечението се изтегля автоматично, а категориите са десетина, реалният разход на време е няколко минути на ден и половин час в края на месеца. Това е обемът, който един човек издържа по-дълго от един месец.
Ако не искате да строите това в таблица
Всичко описано по-горе може да се сглоби в Excel - и през първите месеци точно така се прави. Но щом се появят фактури към клиенти, стока или втора организация, таблицата започва да изяжда повече време, отколкото спестява.
За този сценарий направихме QUINCEFIN SOLO - прост план за човек, който работи сам: пари, фактури към клиенти, услуги и стоки на едно място, 30 дни безплатно и без банкова карта. Какво влиза в SOLO и кога се преминава към BUSINESS - вижте в условията и цените: QUINCEFIN е от 24 € / от 49 € на месец.