Актуальність обліку: як перепровести документи та виправити помилки
Якщо у звіті з’явилося попередження про документи, змінені заднім числом, це не означає, що звіт зламався. QUINCEFIN повідомляє, що собівартість у пізніших складських документах ще потрібно перерахувати.
Поки перепроведення не завершено, суми залишків, собівартості, валового прибутку та фінансового результату можуть бути тимчасово неточними.
Коротко: натисніть активне посилання в попередженні або відкрийте Налаштування обліку / Обслуговування / Актуальність обліку, сформуйте список документів, запустіть їх переопублікацію та переконайтеся, що всі рядки оброблено без помилок.
Чому облік стає неактуальним
Собівартість товару залежить від послідовності його надходжень і вибуттів. Якщо вже після проведення продажів або списань ви додаєте чи змінюєте складський документ заднім числом, пізніші документи можуть посилатися на інші партії або іншу собівартість.
Наприклад:
- 10 березня провели продаж товару.
- Пізніше додали або виправили надходження від 5 березня.
- Після цієї зміни собівартість продажу від 10 березня може змінитися.
QUINCEFIN запам’ятовує, з якого документа почався такий ланцюжок, і пропонує переопублікувати всі залежні документи у хронологічному порядку. Самостійно шукати та перепроводити кожен із них не потрібно.
Де побачити попередження
Перевірити стан обліку можна в розділі Налаштування обліку / Обслуговування / Актуальність обліку. Якщо у вас кілька організацій, виберіть потрібну в полі Організація.
Попередження також може з’являтися у звітах, що використовують собівартість товарів, зокрема у звітах Валовий прибуток, Залишки, Товарообіг, Управлінський баланс, Собівартість наборів і Випущена продукція.
Попередження не називає конкретну помилку. Воно лише повідомляє, що є ланцюжок документів, який потрібно перерахувати.
Як актуалізувати облік
- Якщо текст попередження у звіті є посиланням, натисніть його. Якщо посилання немає, відкрийте Налаштування обліку / Обслуговування / Актуальність обліку та натисніть Виправити.
- У вікні переопублікації натисніть Заповнити список документів.
- Дочекайтеся, поки система сформує таблицю. Якщо документів багато, це може тривати певний час. Не натискайте кнопку повторно, поки список завантажується.
- Натисніть Переопублікувати документи.
- Не закривайте вікно, доки процес не завершиться або не зупиниться на помилці.
Система обробляє документи за датою, від давніших до новіших. Це важливо: результат кожного наступного документа залежить від попередніх.
Як зрозуміти результат
Під час обробки дивіться на колонку Помилка у таблиці:
- Без помилок - документ успішно переопубліковано;
- текст помилки - цей документ не вдалося переопублікувати, і процес зупинився;
- Переопублікацію документів завершено! - увесь сформований список оброблено.
Після успішного завершення поверніться до звіту й оновіть дані. Попередження має зникнути, а показники - перерахуватися. Якщо попередження залишилося, оновіть сторінку Актуальність обліку та перевірте, чи немає іншого ланцюжка або документів іншої організації.
Що робити, якщо з’явилася помилка
Перепроведення зупиняється на першому документі з помилкою. Наступні документи ще не оброблялися - це очікувана поведінка, а не зависання системи.
- Прочитайте весь текст помилки та запам’ятайте номер документа, рядок і товар, якщо вони вказані.
- Натисніть назву документа у таблиці - QUINCEFIN відкриє його для перевірки.
- Виправте причину помилки в цьому або пов’язаному документі та збережіть зміни.
- Поверніться до вікна переопублікації.
- Повторіть переопублікацію. Система почне з документа, на якому зупинилася, а потім продовжить список.
- Завершіть обробку всіх документів. Не пропускайте проблемний рядок і не змінюйте порядок вручну.
Якщо не вистачає товару на складі
Найпоширеніша причина - на дату і час документа система не знаходить достатньої кількості товару для списання. Перевірте:
- організацію та склад у документі;
- дату і час надходження та вибуття - надходження має бути раніше за списання;
- товар, його характеристику, партію або серійний номер;
- кількість у рядку;
- чи проведений документ надходження або переміщення, який забезпечує залишок.
Виправляйте першопричину в документах. Не створюйте фіктивне надходження лише для того, щоб прибрати повідомлення.
Як діяти за текстом повідомлення
| Що показує система | Що перевірити та виправити |
|---|---|
| Помилка списання запасів / Не вистачає… | Організацію, склад, товар, характеристику, партію або серійний номер, кількість, а також дату й час документа, що створює залишок |
| Недостатньо прав на відміну публікації документа | Зверніться до адміністратора або користувача, який має право скасувати та повторно опублікувати документ цього типу |
| Дата документу не може бути більше поточної | Виправте дату або час документа, збережіть зміни й повторіть переопублікацію |
| Інше повідомлення з назвою поля, рядка чи документа | Відкрийте документ за посиланням у таблиці та виправте саме вказаний реквізит. Не змінюйте інші дані навмання |
Якщо документ не можна змінити або провести
Перевірте текст повідомлення. Документ може бути зафіксований, належати до закритого періоду або бути недоступним через права користувача. У такому разі зверніться до відповідального за облік чи адміністратора, який має право виправити або розблокувати документ. Після цього поверніться до переопублікації.
Якщо текст помилки незрозумілий
Не намагайтеся навмання змінювати кількість, дату чи стан документів. Передайте підтримці:
- повний текст помилки;
- номер і дату документа, на якому зупинився процес;
- назву організації;
- знімок екрана з рядком помилки.
Після виправлення підтримкою або відповідальним користувачем переопублікацію потрібно запустити знову й довести до повідомлення про завершення.
Коли роботу завершено
Актуалізацію можна вважати завершеною, коли одночасно виконано три умови:
- усі рядки списку мають статус Без помилок;
- система показала повідомлення Переопублікацію документів завершено!;
- після оновлення звіту попередження про неактуальну собівартість зникло.
До цього моменту не використовуйте показники собівартості та прибутку як остаточні.