Інтеграція з KeyCRM

Інтеграція з Key CRM дозволяє прискорити роботу з замовленнями за допомогою перенесення і опрацювання даних з CRM до облікової системи Quincefin. А також, передавати залишки товарів з облікової системи у CRM.

Можливості

Завантаження замовлень з CRM
Заповнення адреси доставки цього замовлення (не переноситься у картку партнера)
Створення партнерів із замовлення, у разі їх відсутності
В картку партнера записуються ім’я, телефон, mail
Створення товарів із замовлення у разі їх відсутності. При завантаженні товарів із замовлення пошук відбувається за артикулом та назвою товару. Якщо декілька однакових назв, то завантажується перша зі знайдених
Автоматичне створення статусів, у разі їх відсутності
Оновлення статусів у системі після повторного завантаження замовлень
Завантаження замовлень тільки з обраними статусами
Перенесення знижок із замовлень
Перенесення коментарів до товарів із замовлень. Після імпорту замовлень з CRM у документі Замовлення потрібно обрати опцію “Використовувати коментар до товарів у табличній частині”.
Перенесення на окрему вкладку оплату за послуги доставки
Автоматичне створення джерел замовлень, у разі їх відсутності в системі
Перенесення у коментар номера замовлення з джерела (наприклад, якщо у CRM замовлення надійшло з сайту)
Завантаження списку товарів з облікової системи у CRM
Перенесення актуальних залишків на складі

Як це працює

Налаштування параметрів та кнопка завантаження даних знаходиться у меню **Інтеграції - Key CRM

Спочатку треба створити профіль інтеграції.

Підключення

Профіль - назва профілю інтеграції
Ключ API - потрібно взяти у налаштуваннях системи Key CRM

АРІ ключ можна отримати в налаштуваннях Key CRM

Для цього треба відкрити основні налаштування і скопіювати його.

Замовлення

Тут слід налаштувати умови, за якими замовлення з Key CRM будуть передаватись у Quincefin

Період - за який будуть завантажені замовлення. Якщо замовлення було вже завантажено раніше, то воно буде оновлено. Період треба обирати безпосередньо перед початком обміну.
Користувач - буде автором завантажених документів, використовуються його налаштування за замовчуванням
Партнер - буде підставлений до Замовлення у випадку, якщо замовлення Key CRM не містить покупця
Послуга з доставки - буде заповнюватись, у разі наявності суми за доставку замовлення у Key CRM
Записувати номер джерела в коментар - якщо у Key CRM замовлення надійшло з іншого джерела, наприклад з сайту, то номер цього замовлення буде переноситись у коментар.
Банк. Рахунок/Каса - буде підставлятись у документи. Під час роботи з замовленнями можна буде змінити інформацію - куди надійдуть кошти від покупця
Налаштування фільтру за статусами - Показати статуси і обрати, які треба передавати під час обміну.
Послуги знаходяться в категорії - якщо ви займаєтесь продажем послуг, а не товарів, то тут треба обрати категорію з Key CRM, де знаходяться послуги. Товари з цієї категорії будуть вважатись послугами і передаватимуться у замовлення облікової системи саме у вигляді послуг.
Останній обмін - інформація про час та статус завершення останнього завантаження
Отримати замовлення - кнопка завантаження замовлень
Використати період при виборі періоду імпорту потраплятимуть замовлення:

По даті створення - дата, коли документ фізично був створений у KeyCRM,
По даті змінення - дата останньої зміни документу у KeyCRM.

|| Для імпорту замовлень, що були опубліковані заднім або переднім числом, в періоді потрібно обрати дату створення, а не дату зазначену у самому документі.

|| Особливості роботи зі статусами замовлень у Key CRM

Перед початком завантаження замовлень, у Quincefin потрібно створити повний список стадій замовлень у відповідності до списку статусів з Key CRM.

Співставлення стадій/статусів у обох системах можна вручну обрати у налаштуваннях інтеграції, щоб було зрозуміло, який статус Key CRM відповідає якому статусу у Quincefin. Якщо треба додати нові статуси, то важливо слідкувати за тим, щоб вони були співставлені до початку чергового обміну.

Користувачі

Якщо в Key CRM і Quincefin працюють ті самі менеджери, можна вказати хто буде відповідальним за замовлення. Таким чином нові замовлення будуть створюватись від імені тих самих користувачів, що і в були в Key CRM.

Тут треба записати ID користувачів Key CRM у відповідних полях і зберегти.

| Особливості створення нових карток товарів з замовлень

Розпізнавання товарів відбувається у першу чергу за артикулом.

Якщо артикулів немає, то за назвою.

Тому важливо слідкувати за актуальністю списку товарів і у разі оновлення інформації - актуалізувати дані в обох системах. Щоб уникнути створення дублів.

Якщо в замовленні Key CRM є товар, якого немає у Quincefin, то у нас в системі створиться новий товар.

Картка товару з видом Товар буде створена, якщо у Key CRM ця позиція записана, як звичайний товар, або якщо це товар з характеристиками без окремих артикулів.

Картка товару з видом Товар з SKU буде створена, якщо у Key CRM ця позиція записана, як товар з модифікаціями (розмір, колір, тощо) і у кожної окремої характеристики є свій артикул.

Новий “Товар з SKU” при цьому матиме товарні варіанти (SKU), що відповідатимуть характеристикам товарів з замовлення Key CRM

Експорт товарів

Якщо треба передавати список товарів та складські залишки з Quincefin до Key CRM, то спочатку треба налаштувати відповідність категорій товарів, складів та прайс-листів.

При передачі товарів з SKU, у картках обов’язково мають бути прописані артикули.

Відповідність папок та категорій

Папки відображаються у вигляді таблиці.

У цій таблиці треба вказати, які саме папки/категорії товарів треба передавати і яким категоріям вони відповідають у Key CRM.

Ліворуч – папки товарів QUINCEFIN, праворуч – які проставлені у відповідність з KeyCRM.

Послідовність налаштування:

Поставити ліворуч відмітки, які папки товарів треба передавати
Обрати варіант експорту категорій:

Створити у срм наші категорії
Обрати вручну існуючі категорії в KeyCRM

Запустити завантаження товарів

Завантаження папок в категорії

Якщо треба, щоб категорії, які існують у QUINCEFIN, були створені у KeyCRM, потрібно виконати наступні кроки:

Ліворуч обрати потрібні папки облікової системи
Стає активна кнопка “Завантаження папок в категорії”
Після запуску завантаження, у KeyCRM створюються відповідні категорії і праворуч у таблиці заповнюється список

Ієрархія категорій при цьому співпадає з папками. Можна обрати як одну, так і декілька папок/категорій.

Вибір категорій вручну

Якщо у KeyCRM вже є потрібні категорії товарів, то їх треба обрати вручну.

Для цього потрібно виконати наступні кроки:

Ліворуч обрати потрібні папки облікової системи
Праворуч подвійним кліком натиснути на порожню графу
Відкривається вікно з вибором категорій KeyCRM
Таким чином проставити відповідність всіх потрібних категорій.

Завантаження товарів

Натискаючи цю кнопку, ви передаєте список товарів з QUINCEFIN до KeyCRM.

Вибираються і переносяться товари з папок, які мають відповідні категорії на KeyCRM.

Відповідність складів

Папки відображаються у вигляді таблиці.

У цій таблиці треба вказати, яким складам KeyCRM відповідають склади облікової системи.

Ліворуч – склади QUINCEFIN, праворуч – коди складів з KeyCRM.

KeyCRM не має методу АПІ для їх отримання складів, тому їх треба проставити вручну.

Якщо код не вказано - залишки з цього складу не будуть перенесені.

Код складу KeyCRM можна отримати у розділі Настроювання/Товари

Далі - обрати вкладку “Склад”

І тут можна подивитись ID потрібного складу

Саме цей ID треба записати у таблицю відповідності складів в налаштуваннях інтеграції

Завантаження прайсів та залишків

Для того, щоб передавати ціну товарів та залишки товарів по складам - треба налаштувати параметри на цій вкладці.

З урахуванням резервування - включити, якщо треба передавати тільки вільний залишок товарів на складі

Прайс-лист - обрати тип ціни, який має передаватись у картки товарів в KeyCRM

Завантаження прайс-листа - кнопка запуску оновлення цін

Завантаження залишків - кнопка запуску оновлення залишків на складі

Нижче у таблиці необхідно співставити товари Quincefin і KeyCRM.

Передаватись дані будуть тільки по співставленим позиціям.

Платежі

У цьому розділі можна налаштувати оновлення статусу оплати замовлень у KeyCRM, якщо по ним провели оплати у обліковій системі.

Треба встановити відповідність видів оплати у Quincefin і KeyCRM.

Без цього оновлення працювати не буде.

Далі при публікації платіжних документів (оплата в Касу або на Рахунок), автоматично відбувається запис у проміжну таблицю.

При натисканні на кнопку “Вивантаження в KeyCRM”, проходить вивантаження усіх оплат, які накопичились на цей момент.

Оплати вивантажуються тільки по замовленням, які перед цим були завантаженні з KeyCRM в нашу систему. (зв’язок по інформації з поля “Номер з сайту/CRM”).