Розрахунки з підзвітними особами

Звіт «Розрахунки з підзвітними особами» показує, як змінюються борги між організацією та працівниками за коштами, виданими під звіт. Він об’єднує в одному місці видачі авансів, підтверджені витрати, придбані запаси, повернення невикористаних коштів і відшкодування перевитрат.

Звіт призначений для управлінської звірки. Він допомагає відповісти на два головні запитання:

• скільки працівник ще має повернути організації;
• скільки організація ще має відшкодувати працівнику.

Де знайти звіт

Перейдіть у Звіти → Розрахунки → Розрахунки з підзвітними особами.

За замовчуванням звіт формується за поточний місяць. У ньому відображаються лише дані, доступні поточному користувачу за правами на звіт, організації та документи.

Як сформувати звіт

1. Виберіть період.
2. За потреби обмежте дані однією організацією.
3. Виберіть конкретного співробітника, якщо перевіряєте його розрахунки.
4. За потреби виберіть валюту.
5. Увімкніть Тільки відкриті, щоб приховати повністю закриті розрахунки без оборотів і залишку.
6. Натисніть Оновити.

Фільтри можна очистити, зберегти й відновити. Звіт також можна надрукувати в альбомній орієнтації або експортувати в Excel, якщо користувач має відповідне право.

Як побудована таблиця

Рядки згруповано в ієрархію:

1. організація;
2. співробітник;
3. валюта.

Розгорніть організацію, потім працівника, щоб побачити окремі валюти його підзвітних розрахунків.

Для кожного показника є дві колонки:

• У валюті операції — сума у валюті конкретного підзвітного руху;
• В управлінській валюті — оцінка тієї самої суми в основній валюті управлінського обліку.

Валютні суми показуються лише на рівні конкретної валюти. На рівні працівника, організації та в загальному підсумку різні валюти не додаються між собою — там підсумовується лише управлінська сума.

Як читати знак і сторону боргу

У підзвітному регістрі від’ємний баланс означає, що працівник винен організації, а додатний — що організація винна працівнику.

Щоб у звіті не доводилося читати від’ємні числа, залишок розкладено на дві окремі колонки:

• Працівник винен — непогашений аванс, який потрібно підтвердити витратами або повернути;
• Компанія винна — підтверджена перевитрата працівника, яку потрібно відшкодувати.

Обидві сторони показуються додатними сумами. Для одного працівника й валюти підсумковий борг належить лише одній стороні.

Показники звіту

Рядок потрапляє до звіту, якщо за ним був оборот у вибраному періоді або є ненульове сальдо на початок чи кінець.

Чому розподіл авансів не є окремим оборотом

У авансовому звіті можна вказати, які раніше видані аванси покривають витрати працівника. Такий розподіл пов’язує відкриті рухи та визначає їхній непогашений залишок, але не є новою господарською операцією.

Тому розподіл:

• впливає на склад відкритого боргу;
• показується в деталізації залишку як погашення;
• не додається до оборотів повторно.

Це запобігає подвоєнню сум: витрати або запаси вже враховані як оборот авансового звіту.

Як працює деталізація оборотів

Натисніть будь-яку суму в колонках видачі, витрат, запасів, повернення або відшкодування. В окремій вкладці відкриється перелік операцій, з яких сформовано цю клітинку.

У деталізації видно:

• дату;
• операцію;
• документ;
• валюту;
• суму у валюті операції;
• суму в управлінській валюті.

Натисніть номер або назву документа, щоб відкрити його картку. Опублікований документ відкривається в режимі перегляду.

Для показників Витрати та Придбано запасів деталізація бере суми безпосередньо з відповідних рядків авансового звіту. Тому їхня сума разом має відповідати загальній сумі цього звіту.

Як працює деталізація залишку

Натисніть суму в одній із колонок На початок або На кінець. Деталізація покаже відкриті підзвітні рухи станом на відповідну дату.

Для кожного вихідного руху наведено:

• початкову суму;
• суму погашення;
• відкритий залишок;
• документи, якими було виконано часткове або повне погашення.

Наприклад, для виданого авансу можна побачити авансові звіти або повернення, які використали його суму. Для перевитрати за авансовим звітом — касові чи банківські виплати, якими організація її відшкодувала.

Суми погашень не є додатковим оборотом звіту. Вони пояснюють, чому початкова сума конкретного руху перетворилася на поточний відкритий залишок.

Приклад звірки

Працівнику видали 10 000 грн. У цьому ж місяці він подав авансовий звіт:

• витрати — 6 000 грн;
• запаси — 2 500 грн.

Після звіту працівник повернув 1 500 грн.

У звіті за місяць буде показано:

• Видано авансів — 10 000 грн;
• Витрати — 6 000 грн;
• Придбано запасів — 2 500 грн;
• Повернуто авансів — 1 500 грн;
• кінцевий залишок — 0 грн.

Якщо б підтверджені витрати й запаси становили 11 000 грн, а відшкодування ще не було, у колонці На кінець: компанія винна залишилася б 1 000 грн.

Як звірити підзвітні розрахунки

1. Увімкніть Тільки відкриті.
2. Розгорніть працівника та перевірте кожну валюту окремо.
3. Для боргу працівника відкрийте кінцеве сальдо й перевірте, чи є непроведений авансовий звіт або неповернений залишок.
4. Для боргу компанії відкрийте кінцеве сальдо й перевірте, чи створено документ відшкодування перевитрати.
5. Відкрийте вихідний документ і документи погашення безпосередньо з деталізації.
6. Після виправлення або публікації документів оновіть звіт.

Для загальної оцінки фінансового стану використовуйте також Управлінський баланс: борг працівників показується в активах, а борг організації перед працівниками — у зобов’язаннях.

Які дані входять до звіту

До звіту входять лише:

• опубліковані;
• неанульовані;
• доступні користувачу документи;
• рухи нового регістру підзвітних розрахунків.

Чернетки не впливають на звіт. Старі від’ємні залишки зарплатного регістру також не включаються.

Якщо частина документів недоступна за правами, QUINCEFIN показує попередження про можливу неповноту звіту. У такому разі порівнюйте результат лише в межах доступних організацій і документів або зверніться до адміністратора.

Що читати далі

• Авансовий звіт
• Управлінський баланс
• Звіт PnL
• Звіт «Гроші»