Управлінський баланс

Управлінський баланс показує оперативний стан активів, зобов’язань і капіталу на початок та кінець вибраного періоду. Він допомагає власнику побачити не лише результат за місяць, а й те, чим бізнес володіє, скільки винен і яка частина активів належить власникам.

Це управлінський, а не регламентований бухгалтерський баланс. Він складається за оперативними даними QUINCEFIN і призначений для внутрішнього контролю.

Як сформувати звіт

1. Відкрийте Звіти / Аналітика / Управлінський баланс.
2. Виберіть період у полі вибору дат. За замовчуванням встановлено поточний місяць.
3. За потреби виберіть організацію. Без цього фільтра звіт охоплює всі доступні вам організації.
4. Натисніть Оновити дані.

Якщо вибрані дати виходять за межі доступної за вашим тарифом історії, звіт автоматично обмежує період доступними датами. Фактичні дати завжди наведені в заголовках колонок.

Звіт має чотири числові колонки:

• На початок - стан до першого дня вибраного періоду;
• На кінець - стан включно з останнім днем вибраного періоду;
• Зміна - різниця між кінцевим і початковим значенням;
• Зміна, % - відносна зміна щодо значення на початок. Якщо початкове значення дорівнює нулю, відсоток не розраховується.

Наприклад, для періоду 01.08–31.08 перша колонка показує стан на початок 1 серпня, а друга - стан після всіх операцій 31 серпня.

Що входить до балансу

У підсумку звіт окремо показує чисті активи, пояснений капітал і балансуючу нев’язку на обидві дати. Нев’язка не входить до капіталу, тому не маскує розбіжність у даних.

Як читати зміни за період

Використовуйте колонки Зміна і Зміна, %, щоб швидко оцінити рух кожної статті:

• зростання грошей показує збільшення залишків на касах і рахунках;
• зростання запасів означає, що більше коштів залишилося в товарах;
• зростання дебіторської заборгованості означає, що партнери більше винні бізнесу або збільшилися видані аванси;
• зростання кредиторської заборгованості означає збільшення боргів перед партнерами або отриманих авансів;
• зміна накопиченого операційного результату показує вплив доходів, собівартості та операційних витрат.

Назви статей і суми є посиланнями. Натисніть назву статті, щоб відкрити її стан на кінець періоду, або натисніть конкретне значення у колонці На початок, На кінець чи Зміна, щоб одразу відкрити потрібний варіант розшифровки.

Як працює розшифровка показника

Розшифровка відкривається в окремій вкладці й успадковує вибраний період та організацію. У верхній частині сторінки наведено три контрольні значення:

• Сума вибраного показника - значення, на яке ви натиснули у балансі;
• Сума операцій у деталізації - сума впливу всіх показаних рядків;
• Контрольна різниця - різниця між показником балансу та його деталізацією. У коректно сформованій розшифровці вона дорівнює нулю.

Склад операцій залежить від того, яку колонку ви відкрили:

У таблиці Операції та документи видно:

• дату і назву документа;
• тип операції;
• пов’язану аналітику: касу, рахунок, склад, партнера, контракт, товар, статтю доходів або витрат - залежно від документа;
• суму документа, якщо вона має одне однозначне значення для показаного рядка;
• вплив операції на вибраний показник;
• накопичений залишок після кожної операції.

Натисніть назву документа, щоб відкрити його картку й перевірити реквізити. Опубліковані документи відкриваються у режимі перегляду.

Для дебіторської та кредиторської заборгованості, авансів працівникам і заборгованості перед працівниками, а також грошей і від’ємних залишків рахунків одна операція може переводити залишок з однієї статті в іншу. Тому в колонці Вплив на показник показується саме та частина операції, яка змінила вибрану статтю, а не завжди повна сума документа.

Якщо значення показника дорівнює нулю і за вибраним режимом немає операцій, таблиця може бути порожньою. Це нормально, якщо Контрольна різниця також дорівнює нулю.

На вузькому екрані таблицю можна прокручувати горизонтально - назви та числові колонки при цьому зберігають читабельну ширину.

Для аналізу причин змін використовуйте разом із балансом звіт PnL і звіт Cash Flow. PnL пояснює прибуток за період, Cash Flow - рух грошей, а управлінський баланс - стан бізнесу на дві дати.

Що означає балансуюча нев’язка

У повній моделі має виконуватися рівність:

Чисті активи = Активи − Зобов’язання

Балансуюча нев’язка = Чисті активи − Пояснений капітал

Пояснений капітал складається з внесків і вилучень власників та накопиченого операційного результату. Якщо частина початкових залишків або операцій ще не представлена у звіті, різниця показується окремо в підсумку. Це не складова капіталу, не новий актив і не нове зобов’язання, а діагностичний показник.

Перевіряйте насамперед:

• чи внесені початкові залишки грошей, товарів, боргів і капіталу;
• чи всі потрібні документи опубліковані;
• чи немає документів із неактуальною собівартістю;
• чи правильно вибрані період та організація;
• чи не звужують результат ваші права доступу.

Нев’язка може бути різною на початок і кінець періоду. Саме порівняння двох дат допомагає зрозуміти, чи проблема існувала раніше, чи виникла в обраному періоді.

Натисніть назву або суму Балансуючої нев’язки, щоб відкрити її діагностику. У верхній частині сторінки звіт показує:

• Існувало до початку періоду - частину нев’язки, сформовану документами до першого дня вибраного періоду;
• Зміна за вибраний період - вплив документів усередині вибраного періоду;
• Разом нев’язка - суму двох попередніх значень.

Нижче розташовані Ймовірні причини нев’язки. Для кожної причини видно її ознаку, вплив до початку періоду, вплив за період, загальну суму та кількість документів. Натисніть назву причини, щоб залишити в таблиці лише її документи. Посилання Показати всі причини повертає повний список.

Причини визначаються автоматично за структурою рухів документів. Це підказки для перевірки, а не підтвердження помилки в конкретному документі. Позначка Точна ознака означає, що документ відповідає однозначному правилу групування; Структурна ознака показує односторонній вплив на баланс; Потребує аналізу використовується для змішаних операцій.

Для кожного документа деталізація окремо показує вплив на Активи, Зобов’язання та Капітал і результат, а також підсумковий вплив на нев’язку. Для одного рядка виконується правило:

Вплив на нев’язку = Активи − Зобов’язання − Капітал і результат

Як знайти, коли виникла нев’язка

1. Відкрийте деталізацію Балансуючої нев’язки для колонки На кінець.
2. Порівняйте Існувало до початку періоду і Зміна за вибраний період.
3. Якщо основна сума існувала до початку, переходьте до початкових даних і документів попередніх періодів. За потреби послідовно вибирайте раніші періоди, доки не знайдете перший момент появи різниці.
4. Якщо нев’язка змінилася в поточному періоді, починайте з груп із найбільшим абсолютним впливом у колонці Зміна за вибраний період.
5. Натисніть групу причини, відсортуйте документи за впливом і відкрийте потрібний документ.

Не шукайте всю причину лише в поточному місяці, якщо більша частина суми показана як Існувало до початку періоду.

Найпоширеніші ймовірні причини

Починайте перевірку з групи та документа з найбільшим абсолютним впливом. У картці документа звірте дату, організацію, стан публікації, партнера, договір, грошовий рахунок, склад і статтю доходів або витрат - залежно від операції. Після виправлення даних оновіть звіт і переконайтеся, що нев’язка зменшилася саме на очікувану суму.

Не створюйте фіктивний документ лише для вирівнювання балансу та не змінюйте знаки сум навмання. Спочатку визначте документ і відсутню сторону операції.

Попередження у звіті

QUINCEFIN показує попередження, якщо на результат можуть вплинути:

• обмежені права доступу - попередження з’являється, коли користувач справді не має доступу до частини організацій, грошових рахунків, складів або аналітик, що можуть вплинути на звіт;
• заборона перегляду собівартості - запаси, товари у комісіонерів і майно не включаються до активів;
• неактуальна собівартість - суми запасів і операційного результату можуть змінитися після перепроведення документів;
• балансуюча нев’язка - у даних є різниця, яку варто перевірити.

Розшифровка використовує ті самі права доступу, що й основний звіт. Якщо користувачеві заборонено переглядати собівартість, посилання на показники запасів, товарів у комісіонерів і майна недоступні, а їхні значення не розкриваються через деталізацію.

Поточні обмеження

Управлінський баланс поки не враховує:

• бухгалтерську амортизацію;
• податкові активи й зобов’язання;
• резерви та забезпечення;
• валютну переоцінку;
• інші статті регламентованої фінансової звітності, яких немає в оперативних даних.

Тому його не слід використовувати як заміну офіційному бухгалтерському балансу. Його завдання - швидко показати управлінську картину та підсвітити місця, де дані потребують уточнення.

Що читати далі

• Звіт PnL
• Звіт “Cash Flow”
• Звіт “Гроші”
• Фільтри у звітах і їх призначення іншим користувачам