QUINCEFINСпробувати
Відкрити меню

Документ “Витрата з каси”

Витрата з каси використовується для списання готівки з каси організації. Це основний документ для готівкових виплат постачальникам або інших витрат, які проходять через касу.

Після публікації документ:

  • зменшує залишок у вибраній касі;
  • за операцією оплати постачальнику закриває або частково закриває його борг;
  • відображає витрату в Cash Flow;
  • за потреби може потрапити у P&L.

Коли використовувати

Оформлюйте документ, якщо:

  • потрібно оплатити постачальнику готівкою;
  • потрібно видати гроші з каси на операційну потребу;
  • потрібно прив’язати витрату до замовлення постачальнику, надходження або іншої підстави.

Для оплати з банківського рахунку використовуйте Витрату з рахунку.

Як оформити документ

  1. Створіть Витрату з каси в розділі Гроші / Документи.
  2. Виберіть організацію і касу.
  3. Заповніть постачальника та контракт.
  4. Вкажіть Сплачений документ, якщо платіж іде під конкретну закупівлю.
  5. Заповніть статтю руху коштів, суму і, за потреби, статтю P&L.
  6. Перевірте, що в касі вистачає коштів.
  7. Опублікуйте документ.

Ключові поля

Перед публікацією перевірте:

  • Каса
  • Партнер
  • Контракт
  • Сплачений документ
  • Стаття руху грошових коштів
  • Стаття P&L, якщо вона використовується в обліку
  • Сума
  • Номер ВКО, якщо його потрібно вести

Коли потрібна стаття P&L

Це правило залежить від операції. Для основної суми дивідендів стаття витрат не потрібна; за комісії заповнюється окрема стаття комісійних витрат.

Якщо у вас увімкнений облік за статтями прибутків і витрат, у документі можна вказати:

  • Статтю P&L

Це потрібно, коли витрата має не лише рух грошей, а й аналітичний сенс для управлінської звітності, наприклад:

  • оренда;
  • господарські витрати;
  • операційні виплати.

Багаторядковий режим

Якщо один платіж покриває кілька підстав, використовуйте:

Це зручно, коли треба однією готівковою видачею оплатити кілька документів постачальника.

Практичний сценарій

  1. Постачальник відвантажив товар і ви оформили Надходження.
  2. Оплата проводиться готівкою з каси.
  3. Бухгалтер створює Витрату з каси на підставі надходження.
  4. Перевіряє суму, касу і статтю руху коштів.
  5. Опубліковує документ.

Після цього борг перед постачальником зменшується, а готівка списується з каси.

Відшкодування перевитрати за авансовим звітом

Щоб компенсувати працівнику перевитрату готівкою:

  1. Виберіть операцію Відшкодування перевитрати.
  2. Вкажіть організацію, касу й дату виплати.
  3. Виберіть Співробітника.
  4. У полі Авансовий звіт виберіть опублікований звіт цього працівника з відкритою перевитратою.
  5. Вкажіть суму, яка не перевищує доступний залишок, і опублікуйте документ.

Можна відшкодувати лише частину перевитрати. У такому разі решта залишиться відкритою для наступної виплати. Список звітів автоматично обмежується організацією, співробітником, валютою каси та датою документа. Докладніше дивіться в інструкції «Авансовий звіт».

Виплата дивідендів власнику

Виберіть операцію за змістом виплати:

  • Дивіденди без нарахування — якщо борг раніше не нараховували. Основна сума зменшить гроші та нерозподілений прибуток; сплачений документ не вибирається.
  • Виплата нарахованих дивідендів — якщо вже опубліковано нарахування. Вкажіть того самого власника й контракт, а в полі Сплачений документ виберіть конкретне нарахування. Можна виплатити частину відкритого залишку.

Для вибору нарахування натисніть «…» у полі Сплачений документ або введіть його номер і виберіть підказку. Пошук приймає повний номер із префіксом і початковими нулями. У списку показано лише доступні опубліковані нарахування з непогашеним залишком за вибраними реквізитами та на дату й час виплати.

Для обох сценаріїв є варіант (з комісією). Основна сума дивідендів не є витратою PnL; комісія та реалізована курсова різниця враховуються окремо. Операція Виплата співвласнику залишається вилученням внесеного капіталу.

Валюта рахунку може відрізнятися від валюти контракту. Перевірте суму погашення у валюті контракту, суму списання та курси. Після зміни дати виберіть нарахування повторно. Докладні кроки, валютний приклад і правила скасування — у довідці про дивіденди.

Типові помилки

  • Обирають касовий документ замість банківського.
  • Не перевіряють, чи достатньо коштів у касі.
  • Не прив’язують оплату до документа-підстави.
  • Вказують неправильну статтю руху коштів і псують Cash Flow.
  • Для операції відшкодування не вибирають конкретний авансовий звіт або вказують суму, більшу за його відкритий залишок.

Що читати далі