Табель робочого часу

Табель робочого часу зберігає планові та фактичні години співробітників за місяць. План документа формується з робочих календарів, а для кожного дня можна змінити код, фактичні години та коментар.

У кодах табеля QUINCEFIN показує обидва позначення типової форми № П-5: наприклад, звичайний робочий час відображається як Р / 01, щорічна відпустка - В / 08, оплачувана тимчасова непрацездатність - ТН / 26. Перелік відповідає типовій формі № П-5, затвердженій наказом Держкомстату України № 489.

Перед початком

Перевірте, що в системі:

• створені й активні співробітники;
• правильно вказані компанія та, якщо потрібно, підрозділи;
• створено хоча б один робочий календар;
• один календар позначено За замовчуванням або потрібні календарі призначено окремим співробітникам.

Табель доступний у розділі Персонал → Зарплатні документи → Табель робочого часу.

Як налаштувати робочий календар

1. Відкрийте Налаштування → Довідники → Робочі календарі.
2. Натисніть Створити й укажіть назву календаря.
3. Якщо цей календар має використовуватися для співробітників без окремого призначення, увімкніть За замовчуванням.
4. На вкладці Типовий тиждень задайте для кожного дня кількість годин і код табелювання.
5. На вкладці Винятки за датами додайте конкретні дати, для яких типовий тиждень не діє: святкові, скорочені, перенесені або додаткові робочі дні.
6. Збережіть календар.

Новий календар початково має графік 5/2: понеділок–п’ятниця по 8 годин із кодом Р / 01, субота й неділя - 0 годин без коду. Це лише стартове заповнення: його можна повністю змінити.

Як працюють винятки

Для кожного винятку задаються:

• Дата;
• Години;
• Код;
• Коментар, якщо потрібне пояснення.

Під час формування табеля виняток за датою має пріоритет над відповідним днем типового тижня. Наприклад, для скороченої п’ятниці можна встановити 7 годин, а для перенесеного робочого дня в суботу - 8 годин і код Р / 01.

Як призначити календар співробітнику

1. Відкрийте картку співробітника.
2. На основній вкладці виберіть поле Робочий календар.
3. Збережіть картку.

Якщо календар у картці не вибрано, під час формування табеля використовується активний календар За замовчуванням. Якщо немає ні призначеного, ні календаря за замовчуванням, система застосує резервний графік 5/2 по 8 годин.

Як створити табель

1. Відкрийте список Табель робочого часу і натисніть Створити.
2. Перевірте Дату й Час документа.
3. Виберіть Період. Табель формується на один календарний місяць.
4. За потреби виберіть Підрозділ. Якщо його не вказати, до моделі потраплять усі активні співробітники без обмеження за підрозділом.
5. Натисніть Сформувати табель.

Система одразу, без попереднього збереження, формує повну модель:

• додає активних співробітників;
• для кожного співробітника визначає призначений календар або календар за замовчуванням;
• створює всі дні вибраного місяця;
• підставляє планові й фактичні години та код із винятку за датою або типового тижня;
• показує календар і підсумки План та Факт у рядку співробітника.

Перевірте отриманий результат і натисніть Зберегти. Співробітники, дні, коди й години записуються разом з документом одним збереженням.

Після формування рядків період і підрозділ блокуються, щоб уже підготовлені дані не були випадково перенесені до іншого місяця або підрозділу.

Як табелювати співробітника

1. У лівій таблиці виберіть співробітника.
2. У правій таблиці перевірте повне табелювання за всі дні місяця.
3. Для потрібного дня змініть Код, Факт, год або Коментар.
4. Збережіть документ.

Приклади:

• щорічна відпустка - В / 08, 0 фактичних годин;
• оплачуваний лікарняний - ТН / 26, 0 фактичних годин;
• робота у вихідний - РВ / 06 і фактична кількість годин;
• нічна робота - РН / 04 і фактична кількість годин.

Ліворуч одразу видно використаний Робочий календар і підсумки План та Факт. Загальний коментар до документа розміщено внизу діалогу.

Літерні й цифрові коди робочого часу

Збереження, публікація й зміна календаря

Після перевірки натисніть Опублікувати та закрити. Опублікований документ недоступний для редагування, доки публікацію не скасовано.

Під час збереження табель записує власний знімок календаря: календар співробітника, усі дні, планові й фактичні години та коди. Якщо пізніше змінити довідник Робочі календарі, уже збережений табель не перераховується. Щоб отримати новий план у незбереженому документі, повторно натисніть Сформувати табель.

Важливі обмеження

• Офіційні свята й перенесення не завантажуються з державного сервісу автоматично - їх потрібно додати як винятки календаря.
• Для довільного циклічного графіка, який не вкладається в семиденний типовий тиждень, потрібні винятки за конкретними датами.
• Табель зберігає робочий час, але сам не створює нарахування ЗП або виплату зарплати.
• Друкована форма та експорт табеля в Excel поки що недоступні.

Типові питання

Чому співробітник не з’явився в табелі

Перевірте, що картка співробітника активна і що він належить до підрозділу, вибраного в документі. Потім повторно натисніть Сформувати табель.

Який календар використає система

Спочатку система шукає календар у картці співробітника. Якщо його немає або його архівовано, використовується активний календар За замовчуванням. Якщо не знайдено жодного з них, застосовується резервний графік 5/2 по 8 годин.

Чому зміна календаря не змінила збережений табель

Документ уже зберіг знімок плану на місяць. Це захищає погоджені дані від ретроспективних змін довідника. Зміни календаря застосовуються до наступного формування табеля.

Чому поля недоступні для редагування

Найімовірніше, табель опубліковано. Скасуйте публікацію, внесіть зміни й опублікуйте документ повторно.

Що читати далі

• Співробітники
• Підрозділи
• Нарахування ЗП