Пошук та заміна дублікатів партнерів і товарів
Цей інструмент допомагає знайти повторні картки партнерів і товарів. Для партнерів знайдені картки можна об’єднати: залишити одну активну картку, а зайві картки позначити як дублікати. Для товарів доступний пошук і ручне виправлення, без автоматичного об’єднання.
Перед об’єднанням уважно перевірте реквізити. Система не переносить назву, телефони, email, коди чи інші поля з карток-дублікатів до основної картки автоматично.
Що означають назви на екрані
| Назва | Просте пояснення |
|---|---|
| Основна картка | Картка партнера, яка залишиться активною після об’єднання. Це виділений рядок у списку. |
| Картка-дублікат | Зайва картка того самого партнера. Її потрібно позначити прапорцем; після об’єднання вона стане неактивною. |
| Попередній перегляд | Перевірка вибраних карток перед зміною даних. Вона показує кількість карток-дублікатів, пов’язаних документів і причини, які заважають об’єднанню. |
Де знайти інструмент
Відкрийте Налаштування → Обслуговування → Пошук та заміна дублікатів.
Якщо пункт меню не відображається, зверніться до адміністратора облікового запису. Для об’єднання потрібні права на перегляд цього інструмента, а також на перегляд, редагування та видалення партнерів. Картки-дублікати при цьому не видаляються фізично - вони стають неактивними.
Як знайти дублікати
- У лівій частині сторінки виберіть Партнери або Товари.
- У полі Режим пошуку виберіть:
- Автоматично - перевірити всі доступні поля за один запуск;
- За вибраним полем - перевірити один конкретний критерій.
- Якщо вибрали пошук за одним полем, укажіть Критерій.
- Натисніть Знайти дублікати.
Для партнерів система може шукати збіги за назвою, кодом ЄДРПОУ/ІПН, телефоном та email. Для товарів - за назвою, артикулом і штрихкодом.
Кожен рядок результату - окрема група карток з однаковим значенням. У рядку видно критерій, однакове значення, приклад назви й кількість знайдених карток.
Як система порівнює значення
Пошук виконується за точним збігом після базового впорядкування даних:
- пробіли на початку та в кінці не враховуються;
- регістр літер не впливає на збіг;
- телефони порівнюються за цифрами, тому дужки, пробіли й дефіси не впливають на результат;
- порожні значення не створюють групу дублікатів.
Це не пошук за схожістю. Наприклад, ТОВ Вектор і Вектор не потраплять до однієї групи лише через подібну назву.
Як об’єднати дублікати партнерів
1. Відкрийте групу
Двічі натисніть на групу дублікатів партнерів. Відкриється список карток з однаковим значенням.
Система одразу виділить одну картку як основну, а інші позначить прапорцями як картки-дублікати. Не покладайтеся на початковий вибір автоматично - перевірте кожну картку.
2. Виберіть основну картку
Клацніть рядок картки, яку потрібно залишити активною. Саме виділений рядок, а не прапорець, визначає основну картку.
Основною краще вибрати картку, у якій:
- правильна назва та реквізити;
- актуальні телефони й email;
- заповнено найбільше потрібних полів;
- немає помилкового зв’язку з іншою системою;
- налаштовані потрібні параметри для подальшої роботи.
Коли ви вибираєте інший рядок, прапорець з нової основної картки знімається автоматично. Попередня основна картка стає карткою-дублікатом.
3. Позначте картки-дублікати
Залиште прапорці біля карток, які потрібно деактивувати. Якщо якусь картку поки не потрібно об’єднувати, зніміть з неї прапорець.
Для об’єднання має бути:
- одна виділена основна картка;
- щонайменше одна картка-дублікат із прапорцем.
До попереднього перегляду відкрийте важливі картки кнопкою Редагувати й вручну перенесіть до основної картки потрібні контакти, реквізити або примітки. Після редагування перевірку потрібно запустити знову.
4. Виконайте попередній перегляд
Натисніть Попередній перегляд. На цьому етапі дані ще не змінюються.
Система покаже:
- скільки карток-дублікатів буде деактивовано;
- скільки документів пов’язано з вибраними картками-дублікатами;
- чи є причини, через які об’єднання заборонене.
Якщо перевірка пройшла успішно, стане доступною кнопка Об’єднати. Якщо змінити основну картку, додати або прибрати прапорець чи відредагувати картку, результат перевірки скидається. У такому разі натисніть Попередній перегляд ще раз.
5. Підтвердьте об’єднання
Натисніть Об’єднати, ще раз перевірте кількість карток у вікні підтвердження та погодьтеся з дією.
Якщо дані будь-якої вибраної картки змінилися після попереднього перегляду, система зупинить операцію повідомленням «Дані партнерів змінилися. Повторіть попередню перевірку». Оновіть групу, перевірте вибір і повторіть попередній перегляд.
Що саме відбувається після об’єднання
- Виділена основна картка залишається активною.
- Усі позначені картки-дублікати стають неактивними й пов’язуються з основною карткою.
- Якщо одна з карток-дублікатів була партнером за замовчуванням, цей статус переходить до основної картки.
- Значення полів із карток-дублікатів не копіюються до основної картки автоматично.
- Історичні документи, проведення, контакти та інші записи не переписуються: вони зберігають зв’язок із тією карткою, з якою були створені.
- Картки-дублікати не видаляються фізично, тому історія не втрачається.
Окремої кнопки для автоматичного скасування об’єднання немає. До підтвердження переконайтеся, що основна картка та прапорці вибрані правильно.
Чому система може заборонити об’єднання
Попередній перегляд показує причини блокування. Виправте їх і повторіть перевірку.
| Повідомлення або причина | Що це означає і що робити |
|---|---|
| Картка-дублікат має ідентифікатор в іншій системі, наприклад CRM або інтернет-магазині | Картку використовує інша програма для обміну даними. Не деактивуйте її навмання: з’ясуйте, яка система створила зв’язок, і разом з адміністратором інтеграції визначте, яку картку потрібно залишити основною. |
| Один із партнерів входить до групи партнерів | Картка вже має інший зв’язок «основний партнер - підпорядкований партнер». Спочатку перевірте та впорядкуйте цю групу. |
| Один із партнерів уже був об’єднаний | Картка вже є дублікатом іншої основної картки. Знайдіть чинну основну картку й не об’єднуйте її повторно. |
| Партнери різних типів | Наприклад, одна картка належить юридичній особі, а інша - фізичній. Перевірте типи та переконайтеся, що це справді один партнер. |
| Різні непорожні коди ЄДРПОУ/ІПН | У картках зазначені різні реєстраційні коди. Перевірте первинні дані: найчастіше це різні партнери або помилка в реквізитах. |
| Різні непорожні податкові номери | Податкові реквізити суперечать один одному. Виправте помилкове значення або не об’єднуйте картки. |
| Картка-дублікат має власні поля | У додаткових полях є дані, які система не переносить автоматично. Перенесіть потрібні значення до основної картки вручну. |
| Картка-дублікат має активний бонусний рахунок | Спочатку перевірте бонуси та вирішіть, як завершити або перенести роботу з рахунком за правилами вашої програми лояльності. |
Операція також не виконається, якщо картку видалили, деактивували, змінили після перевірки або користувач не має доступу до одного з вибраних партнерів.
Як перевірити результат
- Повторно запустіть пошук за тим самим критерієм. Об’єднана група має зникнути або містити менше активних карток.
- Відкрийте основну картку та перевірте її назву, контакти, реквізити й потрібні налаштування.
- Відкрийте кілька старих документів, пов’язаних із картками-дублікатами. Документи мають залишитися доступними без зміни їхньої історії.
- Створіть новий документ або виконайте звичайний пошук партнера. Для нової роботи використовуйте основну активну картку.
Що робити з дублікатами товарів
Для товарів інструмент лише знаходить однакові картки. Автоматичної кнопки Об’єднати для них немає.
Відкрийте картки товарів із групи, перевірте артикул, штрихкод, назву та пов’язані дані, а потім виправте або деактивуйте зайві картки за звичайними правилами роботи з довідником товарів. Після змін повторіть пошук.
Поширені запитання
Що означає «ідентифікатор в іншій системі»?
Це ознака, за якою CRM, інтернет-магазин, маркетплейс або інша підключена програма впізнає партнера під час обміну даними. Якщо деактивувати таку картку без перевірки інтеграції, зовнішня система може знову створити дублікат або перестати правильно оновлювати партнера.
Чи перенесуться телефони та email з картки-дубліката?
Ні. Перед об’єднанням скопіюйте потрібні контакти й реквізити до основної картки вручну.
Чи зміняться старі документи?
Ні. Старі документи залишаються без переписування та зберігають початковий зв’язок із карткою партнера.
Чому кнопка «Об’єднати» неактивна?
Перевірте, що вибрано одну основну картку, позначено хоча б одну картку-дублікат і виконано актуальний Попередній перегляд без блокувань.