Бюджет руху коштів

Бюджет руху коштів допомагає заздалегідь розподілити очікувані надходження або витрати за статтями й періодами. Це план для порівняння з платежами; бюджет сам по собі не змінює залишки в касах і на рахунках та не створює платіжних документів.

Функція доступна в тарифі Бізнес. Видимість пункту меню та доступ до даних також залежать від звичайних прав користувача. Якщо розділ недоступний, попросіть адміністратора компанії перевірити тариф і надані вам права.

Відкрийте Гроші → Планування грошей → Бюджети руху коштів. Для порівняння плану з оплатами використовуйте звіт «Фінанси. План-факт».

Перед створенням

Підготуйте статті руху коштів, за якими плануватимете надходження чи витрати. У картці статті можна встановити прапорець Не використовується у плануванні: така стаття залишиться в обліку та старих бюджетах, але не пропонуватиметься для нового підбору чи заповнення. Визначте, чи потрібен окремий бюджет для однієї організації, чи спільний для всіх. Якщо потрібне деталізоване планування, перевірте, що створені й доступні потрібні підрозділи, проєкти, партнери або контракти.

Створіть бюджет

У меню Гроші → Планування грошей → Бюджети руху коштів створіть новий документ.
У стандартній шапці перевірте номер, дату, час і відповідального за документ.
У панелі інструментів виберіть Організацію або очистьте поле для спільного бюджету за всіма організаціями. Для такого бюджету потрібен доступ до кожної організації. Окремого поля назви бюджету немає.
Типовий напрямок нового бюджету — Витрати. За потреби виберіть Надходження. В одному бюджеті може бути лише один напрямок.
За потреби виберіть Банк. рах./Каса. Вибір доступний лише для конкретної організації; якщо її очистити, рахунок/каса також очищається і стає недоступним. Вибраний рахунок або каса визначає валюту бюджету. Без нього валюту можна вибрати вручну.
Задайте Період бюджету та Крок планування: одну суму за весь період, тиждень, місяць, квартал або рік. Межі періоду й крок визначають колонки для сум. Повний календарний місяць, квартал або рік має заголовок на кшталт «жовтень 2026», «4 квартал 2026» чи «2026 рік»; неповний інтервал показується датами початку й кінця.

Напрямок, період і крок визначають структуру рядків. Коли в таблиці є рядки, ці налаштування блокуються; підказка на полі нагадує, що для їх зміни потрібно очистити табличну частину. Деталізацію аналітики можна вмикати й вимикати незалежно від кількості рядків. Організація, рахунок і валюта мають окремі правила вибору, описані вище.

Увімкніть аналітику за потреби

До рядків можна додати аналітику за підрозділом, сегментом діяльності, проєктом, партнером або контрактом. У групі Деталізація бюджету увімкніть потрібні поля: вибрані поля утворюють колонки таблиці та рівень деталізації сум. Це можна зробити і після заповнення плану. Контракт у плані деталізується за партнером, тому для такого сценарію потрібно ввімкнути обидва поля.

Якщо вимкнути поле, значення якого є хоча б в одному рядку, система попередить про очищення цієї аналітики. Після підтвердження значення видаляються з усіх рядків; якщо рядки з однаковою статтею та рештою аналітик збіглися, їхні суми за однакові інтервали об’єднуються. Загальний підсумок бюджету зберігається. Якщо вимкнути партнера, одночасно вимкнеться й контракт. Скасування попередження залишить деталізацію та рядки без змін.

Наприклад, бюджет витрат можна розкласти за статтями та проєктами, а бюджет надходжень — за статтями й партнерами. Не вмикайте аналітику, якої не використовуватимете: вона ускладнює таблицю та звіт.

Заповніть рядки плану

Натисніть Підбір, щоб вибрати конкретну статтю руху коштів. Порожній рядок окремою кнопкою не додається. Підібрана стаття стає на своє місце в ієрархії папок, зокрема за кількох рівнів вкладеності. Значення аналітики можна встановити окремо після підбору. Статтю в наявному рядку не можна очистити чи замінити через поле: щоб змінити її, видаліть рядок і підберіть потрібну статтю. Кнопка біля назви відкриває картку статті.

Кнопка Заповнити відкриває меню з трьома діями. Список статей створює таблицю зі статтями вибраного напряму без сум. Статті з прапорцем Не використовується у плануванні не потрапляють ані до списку, ані до підбору, ані до заповнення за фактом. Якщо в таблиці вже є рядки, система попередить про їх очищення; після підтвердження нове заповнення замінить попереднє разом із введеними сумами.

У документі зберігаються лише рядки статей із їхніми сумами. Під час відкриття, підбору чи заповнення таблиця показує ці статті в ієрархії папок, навіть якщо папки мають кілька рівнів вкладеності. Рядки папок і їхні підсумки формуються для перегляду: підсумок батьківської папки охоплює статті всіх її вкладених папок, а загальний підсумок бюджету залишається внизу таблиці. Суму вводьте в рядок статті, а не папки.

Якщо після відкриття документа статтю перенесли до іншої папки в довіднику, натисніть Оновити ієрархію над таблицею. Кнопка повторно зчитує розташування статей, перегруповує вже відкриті рядки та перераховує підсумки папок. Суми й аналітика в рядках статей при цьому не змінюються; нові статті кнопка не додає.

За фактом іншого періоду відкриває окреме вікно із вибором періоду аналізу, який може відрізнятися від періоду бюджету. Там можна вибрати аналітику для відбору фактичних рухів. Позначка Розгортати створює окремі рядки за відповідною аналітикою; без неї сума залишається однією за статтею. Система враховує вибрану організацію або всі організації, рахунок/касу, валюту й права доступу. Загальна сума за статтею розподіляється між інтервалами бюджету пропорційно кількості днів зі збереженням підсумку до копійки. Якщо рядки вже є, перед відкриттям діалогу система попередить про заміну таблиці. Скасування діалогу залишить старі рядки; підтверджене заповнення замінить їх, зокрема введені вручну суми. Після заповнення перевірте план: історичний факт є лише початковою основою для майбутніх очікувань.

Встановити аналітику доступно в меню Заповнити, якщо ввімкнено хоча б одне поле деталізації бюджету. У діалозі показуються лише ці поля. Вибрані значення проставляються в порожні поля аналітики наявних рядків; рядки, які після цього дублювали б інші, пропускаються. Ця дія не замінює таблицю й не змінює суми.

Кнопка Очистити праворуч над таблицею після попередження видаляє всі її рядки. Скористайтеся нею, якщо хочете змінити заблоковані параметри структури або скласти план заново.

Суму потрібно задати в тій валюті, яку вибрали в документі. Якщо план ще не розподілений за окремими періодами, виберіть одну суму за весь період. Порожню клітинку трактують як незаданий план; введений 0 — це задана нульова сума. Для застосування бюджету потрібно задати хоча б одну суму, у тому числі явний нуль. Не підміняйте бюджет платежами або фактами: факт у звіті формується з відповідних документів обліку.

Збережіть і опублікуйте

Скористайтеся Зберегти, щоб зберегти документ, або Опубл. та закрити, коли склад і суми плану перевірені. Якщо після редагування суми закрити документ, система попередить про незбережені зміни та запропонує зберегти їх. Опублікований бюджет стає доступним у звіті, але його публікація не проводить касову чи банківську операцію. Саме фактичні надходження й витрати оформлюють відповідними грошовими документами.

Окремі версії бюджету не зберігаються: документ містить поточний план, а не історію його редакцій. Якщо потрібно скоригувати застосований бюджет, зніміть застосування, відредагуйте цей документ і застосуйте його знову. Це оновить той самий бюджет, а не створить версію для порівняння.

Опублікований бюджет також можна перемістити до кошика через стандартну дію видалення документа: система зніме застосування та позначить документ видаленим.

У звіті виберіть опублікований бюджет явно. Якщо його немає у списку, перевірте статус, область організацій та те, чи перетинається період бюджету з вибраним періодом звіту.