Статуси документів

Статуси допомагають команді бачити, на якому етапі перебуває документ: щойно створений, у роботі, завершений чи скасований. Це зручно для черги замовлень, рахунків, надходжень та інших процесів.

Статус не замінює публікацію

Зміна статусу не публікує документ і не скасовує його публікацію. Стан документа та його робочий статус потрібно контролювати окремо.

Для яких документів доступні статуси

Статуси можна ввімкнути окремо для:

Замовлень;
Продажів;
Повернень від покупця;
Рахунків;
Виробництва;
Нарядів-замовлень;
Замовлень постачальнику;
Надходжень;
Приймання товарів;
Списання товарів.

Як увімкнути статуси

Відкрийте Налаштування → Налаштування обліку → Службові списки → Статуси документів.
У лівій частині виберіть потрібний вид документа.
Увімкніть перемикач біля його назви.
Перевірте список статусів праворуч.
Відкрийте документ цього виду й переконайтеся, що статус можна вибрати.

Якщо сторінка або потрібний вид документа недоступні, перевірте права користувача й можливості тарифу разом з адміністратором.

Базові статуси

Для кожного виду документа передбачено чотири базові статуси:

Новий - початковий статус нового документа;
У роботі - активна робота;
Готово - завершений документ;
Скасовано - скасований документ.

Базові статуси можна перейменувати, перефарбувати та перемістити в переліку за допомогою пріоритету, але видалити їх не можна.

Не створюйте окремі копії «Готово» і «Скасовано»

Фільтр завершених і скасованих документів розпізнає саме відповідні базові статуси. Новий статус із назвою Готово все одно буде вважатися робочим і не потрапить під цей фільтр. Якщо потрібні інші назви, перейменуйте базові Готово та Скасовано.

Як додати робочий етап

Виберіть потрібний вид документа в лівій частині сторінки.
Натисніть Створити.
Вкажіть Назву, наприклад Очікує підтвердження або Комплектується.
Виберіть Колір етапу.
Укажіть Пріоритет і збережіть картку.

Усі додані статуси є робочими. Створити ще один початковий, завершальний або скасований статус не можна.

Колір і пріоритет

Колір етапу допомагає швидко розрізняти статуси в документі та списку.
Пріоритет визначає порядок варіантів статусу: менше число розміщує статус вище. Він не пересортовує самі документи.

Перед впровадженням домовтеся з командою, що означає кожен колір і коли саме потрібно змінювати статус.

Як бачити лише активні документи

У списку відповідного виду документів відкрийте фільтри та увімкніть Не показувати завершені та скасовані документи. QUINCEFIN приховає документи з базовими завершальним і скасованим статусами, навіть якщо ці статуси були перейменовані.

Як прибрати зайвий статус

Базовий статус видалити не можна.
Доданий робочий статус можна видалити, лише якщо його ще не вибирали в документах.
Якщо доданий статус уже використовувався, спочатку змініть статус у відповідних документах або позначте непотрібний статус як Архівний.

Архівний статус не пропонується для нового вибору, але залишається в попередніх документах. Не архівуйте базові статуси без попередньої перевірки всього робочого процесу.

Типові помилки

Створюють багато схожих етапів, між якими команда не бачить різниці.
Додають власний статус Готово й очікують, що він вважатиметься завершальним.
Змінюють статус на Готово, але забувають опублікувати документ.
Очікують, що пріоритет статусу змінить сортування документів.