Облікові параметри

Облікові параметри задають спільні правила для всього акаунта QUINCEFIN. Вони впливають на нові й наявні документи, списки та звіти, тому змінюйте їх лише після погодження з відповідальним за облік.

Як відкрити й змінити параметри

Відкрийте Налаштування → Налаштування обліку → Облікові параметри.
Перегляньте поточні значення.
Натисніть Редагувати.
Змініть лише потрібні параметри.
Натисніть ОК.
Перевірте результат у відповідному документі або звіті.

Якщо параметри не вдається змінити або зберегти, попросіть власника чи адміністратора перевірити ваш дозвіл на редагування Облікових параметрів.

Що потрібно погодити до першого документа

Облікові валюти

На вкладці Валюти виберіть:

Національну валюту - валюту країни, відносно якої задаються курси;
Валюту управлінського обліку - валюту собівартості, прибутку та основних управлінських звітів.

Після першого опублікованого документа ці поля блокуються. Перед стартом перевірте обидва значення, навіть якщо вони однакові.

Річна нумерація документів

На вкладці Документи → Нумерація документів можна ввімкнути окрему нумерацію в межах року для:

замовлень покупця;
рахунків;
продажів, накладних та актів.

Змінити ці правила можна лише доки в системі немає документів відповідного виду, включно з кошиком. Якщо документи вже є, зверніться до підтримки.

Вкладка «Товари»

Тут визначаються правила складського обліку й відображення товарів.

Параметр	Коли використовувати	Важливо
Дозволити від’ємні залишки товарів	Якщо продаж або списання іноді оформлюються раніше за надходження.	Може тимчасово спотворити собівартість і вимикає резервування товарів.
Використовувати резервування товарів	Якщо потрібно відкладати товар під замовлення.	Недоступне разом із від’ємними залишками. Укажіть строк резерву або `0` без обмеження.
Використовувати ідентифікований вибір партій товарів	Якщо працівник має вибирати конкретну партію під час відвантаження.	Потрібен дисциплінований партійний облік.
Використовувати розширений облік партій товарів	Для детальнішої роботи з партіями.	Потрібний для обліку термінів придатності.
Вести облік за термінами придатності	Для продуктів, ліків та інших товарів зі строком придатності.	Спочатку ввімкніть розширений облік партій.
Вести облік за серійними номерами	Для техніки й інших одиниць з унікальними номерами.	Команда має заповнювати серійні номери під час кожної операції.
Використовувати додаткові одиниці виміру товарів	Якщо товар купують і продають у різних одиницях.	Після ввімкнення налаштуйте одиниці в картках товарів.
Використовувати коміркове зберігання товарів	Для адресного зберігання на складі.	Після ввімкнення позначте потрібні склади й створіть комірки.

У блоці Заборонити створювати дублі для можна окремо ввімкнути перевірку за:

назвою;
артикулом;
штрихкодом.

Перевірте наявні товари перед увімкненням, щоб знайдені дублікати не заважали подальшій роботі.

Точність кількості й ціни

Точність кількості товарів у документах і Точність цін товарів у документах задають максимальну кількість знаків після коми - від 0 до 6.

Кінцеві нулі не показуються: за точності 5 значення 0,12000 відображається як 0,12, а 0,00001 зберігається повністю.

Вибирайте точність за найменшою реальною одиницею. Наприклад, якщо сировина обліковується в тоннах, а списується до грама, для кількості потрібна точність 6.

Вкладка «Кошти»

Параметр	Що змінює
Дозволено від’ємні залишки по коштам	Дозволяє оформити витрату, навіть якщо в системі ще немає достатнього залишку на касі або рахунку.
Обчислювати курсову різницю	Додає розрахунок різниці під час валютних операцій.
Вказувати явно статті PnL у документах витрати грошей	Дозволяє окремо вибирати статтю доходів і витрат у грошовому документі.
Використовувати додатковий курс валют	Додає ще один курс для сценаріїв, де одного курсу недостатньо.
Використовувати фіскалізацію для замовлень	Дозволяє фіскалізацію з документів замовлень.
Використовувати фіскалізацію для продажів	Дозволяє фіскалізацію з документів продажу.

Фіскалізацію вмикайте після налаштування ПРРО та перевірки точки продажу. Самого прапорця недостатньо для друку фіскального чека.

Вкладка «Документи»

Загальні налаштування

Тут можна ввімкнути:

планову дату відвантаження в замовленнях покупця;
планову дату надходження в замовленнях постачальнику;
варіанти оплати й відвантаження;
обов’язкове заповнення варіанта відвантаження;
контроль товарів у продажі за замовленням;
облік додаткових витрат на замовлення;
ПДВ у документах постачальників;
аналіз повторних продажів.

Обов’язково вказувати варіанти відвантаження у документах стає доступним після ввімкнення Використовувати варіанти відвантаження. Спочатку створіть самі варіанти, щоб працівникам було що вибирати.

Друковані форми

Тут визначається, чи можна друкувати неопубліковані документи та чи потрібно виводити:

логотип і сайт організації;
артикул і штрихкод товару;
митний код;
коментарі до рядків товарів.

Перевіряйте результат на попередньому перегляді конкретної друкованої форми.

Виробництво

Виробничі параметри відображаються лише за доступного сценарію виробництва. Вмикайте їх після того, як визначили, як у компанії створюються специфікації та списуються матеріали.

Вкладка «Програма лояльності»

Параметр Використовувати програму лояльності відкриває роботу з програмами, рівнями, бонусними рахунками й картками. Можливість залежить від тарифу.

Після ввімкнення також налаштуйте права ролей. Покроково: Увімкнення програми лояльності та права.

Вкладка «CRM»

Вкладка відображається, якщо підключено CRM. Тут можна ввімкнути:

Використовувати джерела інформації;
Обов’язково вказувати джерело інформації у документах;
Використовувати промокоди.

Обов’язкове джерело стає доступним після ввімкнення джерел інформації. Спочатку створіть потрібний список, а потім робіть поле обов’язковим.

Вкладка «Аналітика»

Тут вмикаються:

підрозділи;
сегменти бізнесу;
проєкти;
обов’язкове використання проєктів у документах;
бренди.

Параметр обов’язкового проєкту доступний після ввімкнення проєктів. Не робіть аналітичне поле обов’язковим, доки не створено потрібні значення й команда не знає правила їх вибору.

Вкладка «Інше»

Використовується зовнішньоекономічна діяльність (ЗЕД) відкриває додаткові реквізити для зовнішньоекономічних операцій. Після ввімкнення заповніть потрібні дані організації та перевірте друковані форми. Сам параметр не створює готовий міжнародний документ автоматично.

Чому параметр може бути недоступний

Причина	Що робити
Уже є опублікований документ	Валюти обліку більше не змінюються.
Є документ відповідного виду, навіть у кошику	Річну нумерацію самостійно змінити не можна.
Увімкнені від’ємні залишки товарів	Спочатку вимкніть їх, якщо потрібне резервування.
Не ввімкнено основний параметр	Наприклад, терміни придатності потребують розширених партій, а обов’язковий проєкт - увімкнених проєктів.
Можливість не входить до тарифу або модуля	Перевірте тариф; CRM-вкладка показується лише з модулем CRM.
Не вдається змінити або зберегти параметри	Потрібен дозвіл на редагування Облікових параметрів.

Як перевірити зміни

Натисніть ОК.
Оновіть сторінку.
Відкрийте документ або список, якого стосується зміна.
Створіть чернетку й перевірте нові поля та доступні дії.
Для загальних правил повідомте команду про зміну до початку подальшої роботи.

Не перевіряйте небезпечні зміни на реальному опублікованому документі без попереднього узгодження.