Робота з власними полями
Власні поля додають до карток і документів ваші реквізити, яких немає у стандартному наборі. Наприклад: Категорія клієнта, Матеріал, Дата монтажу, Потрібна сертифікація.
Налаштування завжди складається з двох окремих етапів:
- створити поле та визначити, які значення воно зберігає;
- призначити поле конкретному списку, документу або CRM-об’єкту.
Якщо розділу Власні поля немає або кнопки недоступні, перевірте можливості тарифу й права користувача разом з адміністратором.
1. Сплануйте тип поля
Тип визначає, як користувач заповнює значення і як воно працює у фільтрах.
| Тип | Для яких даних підходить |
|---|---|
| Власний список значень | Наперед визначені варіанти, наприклад категорії або стани |
| Рядок | Короткий довільний текст до 150 символів |
| Сума | Грошове значення у форматі, заданому в налаштуваннях |
| Кількість | Кількість із потрібною точністю |
| Ціле число | Значення без дробової частини |
| Дата | Календарна дата |
| Чекбокс | Відповідь так або ні |
| Посилання (Сайт) | Вебпосилання |
| Системні списки | Вибір партнера, відповідального, бренду або країни |
| Дрібне число | Число з дробовою частиною, яке не є сумою чи кількістю |
Для типу Власний список значень можна ввімкнути Множинний вибір, якщо в одній картці потрібно вибирати кілька варіантів.
Тип потрібно визначити до призначення
Після першого призначення поля його Тип значення, системний список і налаштування множинного вибору стають недоступними для зміни. Якщо тип вибрано неправильно, безпечніше створити нове поле.
2. Створіть структуру поля
- Відкрийте Налаштування → Власні поля → Налаштування → Структура полів.
- У лівій частині натисніть Створити.
- Введіть Назву й виберіть Тип значення - обидва поля обов’язкові.
- Для Системних списків додатково виберіть потрібний список: Партнер, Відповідальний, Бренд або Країна.
- Для власного списку за потреби ввімкніть Множинний вибір.
- Додайте Коментар і порядок сортування, якщо це допоможе користувачам.
- Збережіть поле.
Якщо створено Власний список значень, виберіть поле ліворуч. У правій частині натисніть Створити й додайте кожен варіант. Поле Порядок сортування допомагає показати варіанти в потрібній послідовності.
Наприклад, для поля Категорія клієнта можна додати A, B і C.
3. Призначте поле потрібному місцю
Відкрийте одну зі сторінок:
- Налаштування → Власні поля → Призначення полів → Поля списків;
- Налаштування → Власні поля → Призначення полів → Поля документів;
- Налаштування → Власні поля → Призначення полів → Поля CRM об’єктів.
Далі:
- Ліворуч виберіть потрібний список, вид документа або CRM-об’єкт.
- Натисніть Створити.
- Виберіть власне поле.
- Якщо доступне обмеження за папками й поле потрібне не всюди, увімкніть використання для окремих папок.
- Збережіть призначення.
- У правій частині позначте потрібні папки або типи й натисніть Зберегти.
Серед типових місць призначення є товари, послуги, партнери, об’єкти партнерів, замовлення, продажі, замовлення постачальнику, надходження, випуск продукції та ліди. Точний список залежить від підключених модулів і можливостей вашої бази.
Не всі місця підтримують обмеження за папками. Якщо відповідного перемикача немає, поле призначається всьому вибраному списку або виду документа.
4. Перевірте результат
Відкрийте тестову картку або документ того виду, якому призначили поле. Воно може відображатися у вкладці Властивості або Власні поля - залежно від конкретного розділу.
Заповніть значення, збережіть картку й перевірте доступний розширений фільтр. Власні поля з’являються лише в тих списках, журналах і звітах, де для них передбачене відображення або фільтрація. Призначення поля саме по собі не додає його до кожного звіту QUINCEFIN.
Якщо поля немає, перевірте:
- чи призначили його правильному списку або виду документа;
- чи входить поточна картка до дозволеної папки;
- чи не заархівоване поле;
- чи підтримує цей екран власні поля;
- чи має користувач потрібні права.
Як знайти партнерів без заповненого значення
У розширеному фільтрі списку Партнери біля власного поля можна ввімкнути Без значення. QUINCEFIN покаже партнерів, у яких це поле порожнє або ще не заповнювалося.
Поки ввімкнено Без значення, звичайне значення цього поля у фільтрі не застосовується. Щоб знову шукати конкретне значення, вимкніть прапорець і виберіть або введіть потрібне значення.
Ця можливість стосується саме списку партнерів; на інших сторінках склад фільтрів може відрізнятися.
Як безпечно припинити використання поля
Якщо поле більше не потрібно в конкретному місці, спершу видаліть його призначення. Якщо для цього поля вже збережені значення, QUINCEFIN не дозволить видалити таке призначення, щоб не втратити дані.
У Структурі полів скористайтеся звичайним видаленням. Якщо поле вже має призначення, QUINCEFIN не видаляє його безповоротно, а переводить до архіву. Перемикач Архівний у картці активного поля не можна ввімкнути вручну.
Звичайне видалення може бути недоступним, якщо поле має варіанти власного списку або збережені значення. У такому разі не переходьте до форсованого видалення, якщо дані потрібно зберегти: зверніться до адміністратора або підтримки. Форсоване видалення безповоротно видаляє значення поля, усі призначення та налаштування. Відновити їх стандартними засобами неможливо.
Не використовуйте форсоване видалення для прибирання списку
Якщо потрібно лише припинити нове використання поля і зберегти історію, використовуйте лише доступне звичайне видалення або зверніться до підтримки. Перед форсованим видаленням окремо переконайтеся, що дані справді більше не потрібні.