Покрокова інструкція запуску
Цей чекліст допоможе підготувати QUINCEFIN без зайвих налаштувань. Частина кроків обов’язкова для всіх, а частина потрібна лише для товарів, роздрібу, команди, виробництва або перенесення чинного обліку.
Перед початком
Визначте свій сценарій:
| Сценарій | Що врахувати |
|---|---|
| Новий бізнес | Можна почати без початкових залишків і додавати дані в міру роботи. |
| Перенесення чинного обліку | Потрібна одна дата переходу та залишки товарів, грошей і взаєморозрахунків на цю дату. |
| Нова організація в наявному акаунті | Перевірте, які спільні налаштування вже діють для всього акаунта. |
Якщо переносите дані, домовтеся про дату переходу до імпорту. Документи після цієї дати вводьте вже в QUINCEFIN, щоб не отримати дублікати або пропуски.
Крок 1. Перевірте облікові валюти та загальні правила
- Відкрийте Налаштування → Налаштування обліку → Облікові параметри.
- Натисніть Редагувати.
- Перевірте Національну валюту й Валюту управлінського обліку.
- Перегляньте правила товарів, грошей і документів.
- Натисніть ОК.
Після першого опублікованого документа поля валют блокуються. Погодьте їх до початку реальної роботи.
Докладніше: Облікові параметри.
Крок 2. Створіть основу компанії
Обов’язково створіть організацію, від імені якої оформлюватимуться документи.
Якщо ведеться рух грошей, додайте касу для готівки або банківський рахунок для безготівкових операцій.
Якщо працюєте з товарами, додайте склад.
Додатково за потреби:
- підрозділи - для аналізу окремих відділів або напрямів;
- точки продажу - для розділу Роздріб і робочого місця касира;
- співробітників - якщо ведете зарплату або призначаєте відповідальних.
Крок 3. Підготуйте товари, послуги й партнерів
Перед ручним введенням або імпортом перевірте списки, які використовуватимуться у ваших даних:
Статуси, сегменти, проєкти, знижки й інші додаткові списки створюйте лише тоді, коли вони потрібні у вашому процесі.
Якщо даних багато:
Після імпорту вибірково відкрийте кілька карток і перевірте назву, одиницю виміру, ціну, папку та інші важливі поля.
Крок 4. Налаштуйте команду
Цей крок потрібен, якщо в системі працюватиме більше однієї людини.
- Додайте користувачів.
- Створіть ролі за обов’язками.
- Дозвольте потрібні розділи та дії.
- Вкажіть доступні організації, склади, рахунки й інші дані.
- Налаштуйте початкові значення для кожного працівника.
- Перевірте результат під його обліковим записом.
Докладніше: Користувачі, ролі та права.
Крок 5. Увімкніть додаткові можливості
| Якщо ви використовуєте | Що налаштувати |
|---|---|
| Роздріб | Точку продажу, касу, склад, користувача-касира та за потреби ПРРО. |
| Доставку | Варіанти відвантаження та потрібний профіль служби доставки. |
| CRM | Джерела інформації, промокоди, воронки та права менеджерів. |
| Виробництво | Виробничі товари й матеріали. Для окремого випуску підготуйте специфікацію, а потім документ випуску; для приготування під час продажу використовуйте технологічні карти. |
| Програму лояльності | Увімкнення програми, права ролей, програми, рівні та правила бонусів. |
| Проєктний або напрямний облік | Проєкти, сегменти чи підрозділи та правила їх заповнення. |
Не переходьте до наступного рядка таблиці, якщо відповідний сценарій вашому бізнесу не потрібен.
Крок 6. Внесіть початкові залишки за потреби
Цей крок потрібен лише під час перенесення вже чинного бізнесу.
На погоджену дату внесіть:
Вносьте залишки до поточних операцій. Після завершення звірте загальні суми й кількості з попередньою системою.
Крок 7. Перевірте перші операції
Залежно від процесу створіть потрібну операцію:
- для закупівлі - надходження товарів або послуг; замовлення постачальнику використовуйте, якщо воно є у вашому процесі;
- для продажу - продаж або замовлення покупця; оплату можна оформити до чи після відвантаження відповідно до домовленостей;
- для роздрібу - тестовий чек на правильно вибраній точці продажу;
- для виробництва - специфікацію та документ випуску; для приготування під час продажу - технологічну карту й тестовий продаж.
Спочатку створіть чернетку й перевірте організацію, склад, рахунок, валюту, тип цін і відповідального. Коли налаштування підтверджені, оформіть першу реальну операцію та перевірте її у відповідних звітах.
Фінальна перевірка
- Організація, склад, каса й рахунок вибираються у документах.
- Товари та партнери знаходяться без дублів.
- Працівники бачать лише потрібні розділи й дані.
- Залишки товарів і грошей збігаються з даними на дату переходу.
- Продаж або надходження правильно відображаються у складських і фінансових звітах.
- Після оформлення оплати її видно у звіті про рух грошей.
Якщо результат відрізняється, не створюйте масово нові документи: спочатку виправте стартові налаштування або початкові залишки.